Practical Guide to Respond to the COVID-19 – Chinese version

16 February 2020

应对2019新型冠状病毒的实用指南

发布于2020年2月4日

最新更新于2020年2月11日

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COVID-19

本文目的是与企业领导分享如何应对当前在中国爆发的2019新型冠状病毒(“新冠病毒”)危机以及如何减轻新冠病毒对企业运营的影响。

步骤1:设计业务延续计划

确保贵公司有一个业务延续计划,以在未来不确定的一段时间内(不仅限于2020年2月9日之前)尽可能确保员工安全以及维持公司正常运营。

在封锁期内,员工可能出于各种原因需要进入工作场所,公司应避免人群聚集。公司可参考以下计划:

步骤2:指定内部病毒管理经理

指定一名病毒管理经理(在人力资源团队内或外)密切监控员工的健康状况、确保员工熟悉业务延续计划。

【2020年2月11日更新】采取此措施同时是为了减轻企业负责人的责任,因其有义务采取措施以防止潜在风险。请注意,根据2020年2月7日发布的上海法规,任何人隐瞒其重点地区旅行史,或试图逃避隔离义务,将有可能受到刑事制裁及纳入不良社会信用报告。

病毒管理经理的职责可参考包括以下事项:

  • 密切监控员工的健康状况;通过12345热线(“热线”)与地方政府保持密切联系 – 热线可联系每个主要城市建立的新型冠状病毒防控指挥部(上海:(http://rsj.sh.gov.cn)或人力资源及社会保障热线12333);
  • 对员工进行有关新冠病毒的最新可用信息的教育,包括预防措施,例如佩戴口罩及洗手的有效方式;
  • 记录每位员工的最新联系信息;
  • 确保位于受影响地区的员工根据当地法规已隔离足够天数(7天到14天);
  • 确保工作场所有足够的纸巾/毛巾、消毒剂及口罩用品;
  • 确保工作场所定期消毒;
  • 确定员工一旦发烧应联系的定点医院。

步骤3:设计公司在疑似/确诊新冠病毒时应急计划

确保公司有在任何一名员工生病或疑似感染时的应急计划。

如果某名员工报告自己听说过另一名员工感染新冠病毒,或该员工得知或听说其他员工讨论患有新冠病毒的通知,则公司可以考虑以下回应:

如果任何员工或其亲属拒绝前往医院,病毒管理经理应通过热线通知当地政府部门且禁止该名员工进入工作场所。

步骤4:密切监控适用法规以决定员工工作时间及薪酬

在瞬息万变的情况下,任何应急计划成功的关键因素之一就是与当地政府保持密切联系,以确保公司知晓并遵守最新更新的适用法规及措施。

以下是一些省市在2月2日至2月9日工作时间安排方面采取的不同措施的摘要。

请注意,这些安排仍存在不确定性:截至本文发稿日期,在省一级,四川、西藏、宁夏和山西尚未发布有关休假日期的规定。

不同地方法规之间仍存在一些差异。例如,湖北省将假期延长至2020年2月13日,并指出该假期覆盖在此阶段访问湖北的任何人。目前尚不清楚湖北外公司该如何对待其位于湖北的员工。

地方 22日至29日措施 薪资发放
上海市 规定休息日 正常薪资发放; 任何员工如在此期间工作,应视为加班,应支付2倍工资
广州省 规定休息日 正常薪资发放; 任何员工如在此期间工作,应视为加班,应支付2倍工资
苏州市 规定休息日 正常薪资发放; 在此期间工作员工的薪资发放尚未有明确指示
辽宁省 规定休息日 正常薪资发放; 在此期间工作员工的薪资发放尚未有明确指示
北京市 公司可安排远程工作 正常薪资发放; 员工无法远程工作可先休年假

公司还应借此机会审查和更新公司劳动合同及员工手册有关缺勤、病假、海外出差、工作场所关闭以及非核心员工及其亲属召回等问题的政策。

在此阶段,当前的法规在许多问题上仍然含糊不清,例如位于不同地点的办事处应采用不同的当地法规还是需遵循公司注册地所在法规,以及政府机构(例如国家市场监督管理局及商务部委员会)是否开放了现场注册申报。公司应密切关注当地法规,以更好地设计其业务延续计划。

许多公司均提到了有关是否遵守隔离义务的疑问。这项义务取决于当地法规,该法规可能因地区而异。

【更新于2020年2月11日】例如,在上海,要求对湖北及“其他主要地区”返程人员进行14天的强制性隔离。“其他主要地区”尚未被明确定义。上海市普陀区党委已发布通知,要求公共管理部门和国有企业向的湖北及一些列地区(明确列出)返程员工进行14天强制性隔离。根据一些地方法规,我们理解为有100个以上确诊病人的地区通常符合定义,例如湖北、广东、浙江、海南、湖南、重庆、安徽、四川及江西。通常建议外地返程人员(非义务)进行为期7天的自我隔离。

【2020年2月10日更新】实践中,我们注意到上海法规要求返沪人员在其所在社区进行登记。每名返程员工需经14天的隔离期,无论其是否来自湖北。在一些情况下,一些地方楼管禁止员工在2月10日进入办公室,并通过在地方机关登记的方式来授予出入权。在一些情况下,登记可能需要几天,导致一些公司的返工日被推迟。实践中,各区的要求可能不同。企业及员工必须遵守这些限制。

在任何情况下,公司在指定雇佣管理政策时均应谨慎决策。不遵守当地法规的公司可能会被地方政府(市场监督管理局或商务委员会)要求停产停业。在严重情况下,法定代表人及公司负责人可能会受到行政拘留的处分。

尤其是,不建议公司在未与员工进行适当协商的情况下采取以下任何行动:

  • 公司不得因员工无法按时返回工作岗位而终止其劳动合同或扣除工资;
  • 公司不得强迫仍处于隔离期的员工出现在工作场所;
  • 尽管公司可以要求员工进行远程工作,但是公司不得惩罚在假期未携带笔记本电脑而无法进行远程工作的员工,除非公司政策要求其随时携带电脑。

步骤5: 评估公司合同义务

在商业环境中,公司也应考虑对未履行的合同义务以及新冠病毒对此类合同义务的影响进行评估,以保护公司业务。

许多行业受到新冠病毒的影响,合同的履行可能会受到影响。公司应审核其与合作伙伴、供应商及重要客户的商业合同,并就任何终止、修订的情况下与其进行谈判。

在中国民法及合同法中,不可抗力被定义为“不可预测、不可避免及不可克服的客观情况”。从法律层面讲,新冠病毒可能被视为法定不可抗力。

公司应进一步(i)检查合同中不可抗力的定义是否涵盖传染病;(ii)监控中国最高法院有关不可抗力的裁决,特别实在2003年非典期间;(iii)如果争议递交至法院,法院将基于个案分析,确定新冠病毒与履行失败之间是否存在因果关系。

公司还应审查合同中的重大不利影响条款,以检查新冠病毒对合同的影响,并在必要时进行修订。由于中国法律中没有对重大不利影响进行定义,因此其仅依赖于合同起草。公司还可以考虑对其正在进行的交易更新重大不利影响条款。

公司还应审查其合同中有关情势变更的规定,并根据具体情况评估这些规定在新冠病毒的情况下可否实施。

要了解更多信息,请参阅我们的文章“Can you apply Hardship or Force Majeure during the Coronavirus Crisis?

步骤6:提升企业社会责任

公司可与当地医院及卫生组织联系,以检查在物资短缺和操作困难的情况下其是否可以提供帮助,不仅限于医疗物资。

步骤7:密切监控公共补贴

在2002年至2004年非典期间,中国启动了多项计划来帮助经济。中国政府宣布将向国内经济注入1500亿元人民币,以保护其免受新冠病毒的影响。公司应密切关注政府决策,以核查公司是否符合此类援助计划的条件。

自2020年2月4日起,我们已在附录1和附录2中添加了有关上海及北京新发布的主要法规的信息(请注意,附录并未穷尽所有措施)。

结论:

中国正处于防止新冠病毒传播的关键阶段。因重返工作可能会引发病毒的下一次爆发,公司在其中发挥着至关重要的作用。公司必须在确保业务正常运营和保护员工安全之间取得平衡。除了实施保护员工安全的各种机制外,公司还应采取平稳的措施,最大可能地缓解员工的焦虑。风暴终将过去,但公司还需继续运营。

最新发布的地方法规显示了当局的决心,即通过各种公共补贴及金融工具来确保员工安全并减少对经济的影响。未来几天将会出台实施细则。

【2020年2月11日更新】截至今日,国务院、财政部、商务部、国家税务总局、海关及众多直辖市、自治区、城市及其他行政部门已经出台了相关政策以减少融资成本、减少税收影响、减少租金影响、提供税费及社会费用的延期付款。

附录1 – 上海市 202024日更新

【2020年2月5日更新】上海市。2020年2月3日,上海市多个主管部门联合宣布采取以下措施,以确保企业经营秩序恢复正常,减轻企业负担:

  • 退还失业保险: 到2020年,符合条件的企业将退还该企业及员工缴纳的社会保险总额的50%。目前,标准尚不明确,待地方政府的第一步说明。
  • 推迟2020年社会保险计算基数调整:每年,社会保险的计算基数将根据上一个日历年的雇员平均月薪在3月份左右进行调整,新的计算基数将从4月开始实施。从2020年开始,调整的开始日期将推迟至7月1日,这意味着企业和员工仍可以根据2019年计算基数支付2020年4月至2020年6月的社会保险。
  • 延长社会保险支付期限:通过在主管部门事先备案,企业和员工可以在新冠病毒爆发结束后的3个月内支付逾期的社会保险,这将不会影响员工的个人付款记录,也不会收取滞纳金。目前,有关申请程序的细节尚不明晰,待地方政府进一步说明。

【2020年2月11日更新】根据一些主管部门的内部通知,我们理解,获益于此类延期付款的主要行业将与旅游、餐饮、酒店、航空服务、运输及物流相关。有关部门将根据申请人提交的文件作出决定。如您需要此类帮助,请与我们联系。

  • 进一步落实培训费补贴:在因新冠病毒爆发而关闭期间,如果企业为员工组织在线职业培训,则企业可以获得相当于实际培训费用95%的补贴。根据我们的经验,只有提交申请并获得当局认证/批准的企业才能获得此类补贴。是否会有更多企业从新措施中获得收益将有待地方政府进一步说明。

【2020年2月8日更新】2020年2月8日,上海市发布了28项措施以稳定经济并应对新冠病毒爆发的经济后果。

1. 帮助抗击新冠病毒的公司

帮助参与抗击新冠病毒的公司的决定清单包括以下措施:

  • 减税及免税
  • 国有大型商业银行以优惠利率贷款和债券发行的形式提供金融和信贷支持
  • 通过金融市场促进融资的一般措施
  • 加强保险保障,有利于医疗产品进口。鼓励保险机构为某些特殊伤害提供免费保险并保护医务人员
  • 对生产能力进行投资,并帮助研发创新产品以进行防疫工作
  • 减少财政支出以促进医疗产品的进口以及绿色进口渠道

2. 减轻全部类型公司负担的措施

  • 租赁国有企业所拥有的商业场所并从事生产和经营活动的中小型企业,应免征其2020年2月和3月的租金。鼓励国有企业在磋商中为中小型企业提供尽可能多的利润。鼓励商业建筑、购物中心、公园和其他市场经营者减少租金。财产税及城市土地使用税可以减免
  • 推迟三个月的税款支付,需向有关当局备案
  • 对有关捐赠、医务人员和抗击新冠病毒的工作者免税
  • 为从事旅游业的公司提供特定的财政援助

3. 增加对企业财政帮助

  • 鼓励减少银行发放的贷款利息,并增加中小企业对绩效考核的信贷
  • 为受疫情影响的行业提供更多的财政支持,包括旅游、住宿及餐饮、批发及零售、运输、物流及仓储、文化娱乐、展览等
  • 增加融资担保支持

4. 稳定就业

市政府确认先前发布的措施。

  • 对不解雇员工并符合要求的企业退还上一年度失业保险的50%
  • 延长社会保险缴费期限。如果单位及个人未能完成参保登记程序,或者未按时缴纳,可以在疫情得到控制后进行社保缴纳。如果参保实体未能按时支付社保费用,只要向主管当局提出报备,便可以在疫情解除后3个月内完成相关的补缴程序。延迟不会导致滞纳金,也不会影响员工权益
  • 在中断工作期间,高达95%的职业培训费用将由额外的资金补贴,用于在特定条件下的地方教育
  • 在某些前提下,企业医疗保险中企业承担部分的缴费率将在2020年暂时降低0.5%
  • 经企业与员工协商,应采用灵活的就业政策,以通过调整薪酬、轮换、灵活的工作时间和使用年假来稳定就业

5. 恢复工作

  • 鼓励公司采取预防措施,例如使用口罩、控制温度、使用消毒液等。公司应在病毒爆发稳定的地区优先恢复运营。鼓励雇主使用在线工具和平台进行招聘
  • 鼓励在线和数字业务。明确提到了在线教育、在线购物、在线办公、在线服务、数字娱乐、数字生活、在线诊断。应鼓励进行在线医学咨询和处方、新创药、医疗设备以及更广泛的创新。增加用于支持科技型中小企业的创新凭证。2020年,此类优惠的上限将从30万增加至50万
  • 电信运营商可能向受危机严重影响的中小型企业提供免费的云视频会议及其他基于云的办公室服务的支持。具体条件待说明

6. 优化商业环境

  • 优化主管部门向企业提供的服务。可能会像中小企业提供特定的渠道来处理进出口业务
  • 放宽一些不良信用记录。在一定条件下由上海市国际贸易促进委员会提供不可抗力证明
  • 倡导建立紧急公共法律服务机制

这些规则自2020年2月8日起生效,并有效至新冠病毒爆发结束后的三个月。除非另有规定,上海市将遵循并执行适用于全国的其他相关扶持政策。上海市地方政府可根据实际情况指定实施细则。

附录2 – 北京市 202024日更新

【2020年2月6日更新】2020年2月3日,北京市政府宣布采取以下措施保护中小企业免受新冠病毒造成的损失。

  • 暂缓征收若干行政费: 对于影响较大的企业,暂不缴纳特种设备检验费、污水处理额费和道路占用费
  • 减免企业租金:
企业 房东 租赁目的 租金
中小型企业 国有/北京/区有企业 生产经营活动 免除2月房租
中小型企业 国有/北京/区有企业 办公场所 2月房租减半
中小型企业 私有企业 其他经营性目的 鼓励减免,受双方协商约束
  • 新冠病毒导致严重困难的企业可延缓支付税费: 延迟时间不得超过3个月,“困难”标准有待进一步澄清。根据我们的经验,对于遇到困难并有意申请延期支付税费的企业,其应首先咨询当地税务局和/或税务专管员以获取信息。
  • 补贴企业的研发费用:中关村国家自主创新示范区的科技企业将根据实际情况获得不超过20万元的研发补贴。
  • 减轻新冠病毒造成的影响:北京政府拟向遭受新冠病毒重大损失行业的企业发放各种补贴。例如,减少在此期间继续从事服务的出租车司机的运营成本、为滑雪/溜冰场的水/电费提供适当补贴、暂时退还旅行社的保证金等。企业应密切关注行业措施。
  • 提供财务支持:措施包括但不限于a)出于极度困难的企业可能会推迟偿还债务,但要与银行和其他金融机构进行协商;b)降低困难企业或与防疫相关企业的担保费。企业可以其各自的银行联系以获得更多信息。
  • 实施就业补贴
  1. 对于受新冠病毒影响,遇到临时生产和经营困难但坚持不裁员或少裁员的企业,可按6个月的上年度本市月人均失业保险金标准和参保职工人数,返还失业保险费;
  2. 按比例增加雇员人数的企业可获得相关补贴,最多三个月应纳社会保险费的50%;
  3. 以上企业对职工进行专业培训的,符合一定条件的,可给予每人1000元补贴;
  4. 企业雇佣登记的失业人员或城镇农村就业困难的人员,与他们签订劳动合同一年以上,并支付不少于1.2倍城市最低工资(2120元)的工资,可申请社会保险并向北京市人力资源和劳动保障局申请职位补贴。
  • 简化审批程序: 提供更快的海关渠道,简化的国家外汇管理局行政备案等。
  • 热线咨询: 使用热线12345为企业提供法律服务,例如咨询、代理等。

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Bruno Grangier b.grangier@leaf-legal.com